Comment Salpa bascule progressivement vers la facture électronique

Pouvez-vous nous présenter le groupe Salpa ?

Sophie Ziché : Salpa est un groupe de PME spécialisé dans les produits gourmands traçables : chocolat, thé, café, pâtes de fruit… Nous possédons des plantations de noisetiers en France et de cacaotiers en Equateur.

Nous vendons, pour l’essentiel, en B2B mais nous avons deux marques B2C : le Comptoir Français du Thé et les Chocolats Yves Thuriès. Nous avons sept sites industriels et trente-cinq boutiques.

Par ailleurs, le groupe possède une dizaine de restaurants dont des étoilés.

Notre groupe est un agrégat de PME mais la holding gère l’essentiel des fonctions support dont la comptabilité et l’IT. Les processus de type comptabilité sont tous harmonisés.

Hors restauration, notre chiffre d’affaires est de l’ordre de 150 millions d’euros, dont environ 20 % à l’export, et notre effectif de 650 collaborateurs.

Comment est architecturé votre SI ?

Arthur Padioleau : Nous avons un ERP unique, Divalto, mais avec une instance par entreprise. Nous essayons autant que possible d’harmoniser les processus mais cela n’est pas toujours possible car les contextes métiers peuvent être très variables.

Paramétrages et développements spécifiques sont tous réalisés en interne. Le SI est pour l’essentiel on premise, y compris les outils industriels, afin d’éviter les conséquences d’une panne réseau. Il arrive qu’un coup de pelleteuse puisse avoir des effets gênants.

Nous disposons d’un VPN unique partagé entre toutes les entités du groupe.

Pourquoi vous êtes-vous préoccupé de la facturation électronique dès à présent ?

Sophie Ziché : Au départ, vus les délais légaux annoncés, nous voulions traiter l’ensemble de la transformation et dela digitalisation de notre processus de facturation à l’occasion de la bascule à la facturation électronique obligatoire.

Comme les délais ont été repoussés, nous avons plutôt opté pour deux étapes distinctes.

Arthur Padioleau : Au départ, nos processus étaient pour l’essentiel papier ! Il n’y avait aucune automatisation et nous avions des problèmes de gestion de masse, notamment au niveau de l’expédition.

Quel est votre processus actuel ?

Sophie Ziché : Notre ERP Divalto est connecté à Docoon qui gère l’envoi des factures. Les factures sont actuellement envoyées par mail en PDF dans le processus normal. Pour les clients qui n’acceptent pas ce format, Docoon imprime et expédie.

C’est relativement marginal mais, dans certains cas, l’administration des ventes doit imprimer elle-même la facture. C’est, par exemple, nécessaire pour la joindre aux documents de douane et de transport lors de certains exports. Pour l’instant, tout ce qui est exportation restera hors processus de facturation électronique. Il arrive aussi que l’on doive, pour certains pays ou clients, utiliser des portails spécifiques de chargement de la facture.

Pourquoi avez-vous choisi la solution de Docoon ?

Sophie Ziché : Nous avons lancé un appel d’offres pour obtenir des réponses à notre cahier des charges qui incluait le respect de nos obligations propres, notamment l’usage du papier dans certains cas. Bien entendu, nous avons notamment regardé les tarifs pratiqués.

Parmi les fonctionnalités que nous voulions, il y avait l’archivage électronique et une interconnexion par API avec notre ERP. Il se trouve que Docoon est la solution partenaire de Divalto… Enfin, nous voulions que le prestataire ait engagé les démarches pour être PDP dans la perspective de la facturation électronique obligatoire.

Arthur Padioleau : Nous n’avons qu’un seul outil pour toutes les entreprises et le compte holding peut émettre les factures pour toutes les sociétés.

En attendant la facturation électronique obligatoire, quels sont les apports actuels de la digitalisation ?

Sophie Ziché : C’est une excellente préparation à la facturation électronique obligatoire. Par exemple, nous avons tous pu prendre conscience de l’importance de datas complètes et de qualité (e-mail, SIRET…), ce qui sera indispensable au moment de la facturation électronique obligatoire.

Nous devons gérer 30 000 factures par an dans le groupe. Grâce à l’automatisation, nos collaborateurs se recentrent sur des tâches à valeur ajoutée au lieu de perdre du temps à mettre sous pli, à renvoyer les factures perdues, etc.

Comment mènerez-vous cette bascule à la facturation électronique obligatoire ?

Sophie Ziché : Nous n’avons plus aucune inquiétude à ce sujet car nous avons mis en place une excellente collaboration IT/DAF. Notre principal chantier est d’achever la mise en qualité des données.

Nous lancerons un nouvel appel d’offres pour choisir notre PDP. Ce ne sera pas forcément Docoon : tout dépendra des processus et des tarifs proposés. Il va nous falloir vérifier si c’est notre ERP ou bien Docoon qui générera la facture au format Factur-X.

Arthur Padioleau : Il y a beaucoup d’avantages au on premise mais il y a aussi un gros inconvénient : la gestion des montées de version. Des mises à jour sur l’ensemble des entreprises du groupe peuvent prendre jusqu’à trois ans !

Quels défis voyez-vous encore ?

Sophie Ziché : Le principal est sans doute la qualité des données. Il nous faudra également bien respecter les délais. Et, bien entendu, nous devons nous assurer que les interfaces utilisateurs vont rester conviviales.

Il faut garder en tête que, vus les volumes concernés, il est absolument impossible d’avoir nos factures en processus manuel.

Sur la photographie

De gauche à droite :

- Sophie Ziche, Directrice Financière du groupe Salpa

- Arthur Padioleau, Responsable Service Informatique du groupe Salpa.