Comment Inter Mutuelles Assistance rationalise son parc de licences

Lors d’un atelier sur la Convention USF 2023, le groupe Inter Mutuelles Assistance (IMA) a expliqué comment il optimisait ses licences logicielles, notamment SAP mais pas seulement, en recourant aux solutions d’Usu. SAP, en effectuant des audits annuels de licences, a bien été à l’origine de la démarche de SAM (Software Asset Management) par IMA. En 2018, le groupe a ainsi décidé de recruter un spécialiste à temps plein avant même de réellement outiller sa démarche.

A l’origine, en 1981, IMA était un GIE regroupant les principales mutuelles pour gérer les services d’assistance. Quatre domaines sont concernés par cette assistance ; la mobilité (accidents, pannes…), l’habitat (dégâts des eaux, problèmes de serrures…), la santé / bien-vivre (assistance à domicile, services à la personne en situation de dépendance temporaire…) et l’assistance juridique. Le chiffre d’affaires du groupe dépasse désormais le milliard d’euros en servant 45 millions de bénéficiaires dans le monde grâce à 55 000 prestataires en ouvrant 3,4 millions de dossiers par an (un tous les 7 secondes). IMA est devenu une société de réassurance pour les mutuelles en 2023.

Optimiser les dépenses

Depuis 2013, IMA est largement équipé en solutions SAP (ERP ECC, SAP CRM…). Mais, comme en a témoigné Benjamin Bobo, responsable du département Pilotage & Performance de la DSI du groupe IMA, « la gestion des licences SAP n’est pas un petit sujet. » Au sein du parc applicatif utilisé par IMA, SAP représente les coûts de licences les plus élevés. Mais, bien entendu, la question de l’optimisation des coûts de licences ne concernait pas que cet éditeur. « Il s’agissait de mieux, c’est à dire moins, dépenser en licences » a expliqué Benjamin Bobo. Si, au début, le SAM a donc d’abord concerné SAP, rapidement, la démarche a été étendue à tout le parc applicatif.

Clairement, le premier sujet pour IMA était de défendre les intérêts du groupe lors des audits. En second lieu, il s’agissait de connaître clairement l’ampleur des accès indirects (Digital Access en vocabulaire SAP). Enfin, IMA voulait préparer sa migration vers S/4Hana. La démarche était cependant plus vaste qu’un simple décompte. L’objectif était de mieux maîtriser les dépenses en disposer d’une information complète permettant d’optimiser les licences et d’anticiper le renouvellement des contrats.

La meilleure défense, c’est l’outillage

Qu’il s’agisse de préparer les audits SAP ou de gérer plus globalement le parc de licences, la collecte des informations nécessaires, tant côté politique de l’éditeur que besoins métiers, était chronophage. Benjamin Bobo a observé : « parfois, anticiper les achats de licences avant que l’usage ne soit effectif peut coûter moins cher ». Pour que le responsable SAM puisse se consacrer réellement à des tâches d’optimisation, là où se situe sa valeur ajoutée, il était indispensable de réduire le temps consommé par la simple collecte d’information. Pour cela, IMA a voulu s’outiller. « L’outil automatise la collecte d’information » a relevé Benjamin Bobo.

Parmi les difficultés particulière d’IMA, il y a la forte saisonnalité de son activité. De juin à septembre, les effectifs de conseillers peuvent croître de 30 à 40 %. Cela suppose d’augmenter le nombre de licences SAP en conséquence mais de manière temporaire. En tout, le nombre d’utilisateurs SAP varie entre 3000 et 4000. La gestion des licences SAP concerne d’abord les licences d’utilisateurs nommés mais aussi l’anticipation des licences S/4 en vue de la migration, les calculs de métriques complémentaires intervenant sur le coût des licences, la gestion des accès indirects (Digital Access) et enfin la prise en compte des instances Cloud.

Au delà de l’automatisation

IMA a fait le choix d’Usu en 2018 pour accompagner la démarche SAM. En tout premier lieu, l’outil a donc été utilisé pour collecter les informations, « faire une photo du SI ». L’automatisation de la collecte d’information a permis cette vision temps réel du parc et l’analyse de celui-ci du point de vue des licences contractuellement souscrites. Le retour sur investissement de l’outil n’est, actuellement, calculé que sur le seul gain de temps du responsable SAM.

Mais, dans un deuxième temps, il s’agissait d’optimiser les licences souscrites. L’un des intérêts d’Usu est d’ailleurs de permettre des simulations. Benjamin Bobo a remarqué : « la première optimisation, c’est bien sûr au niveau des licences non-utilisées. » L’éditeur Usu revendique des gains moyens constatés chez ses clients de l’ordre de 30 % sur les montants des licences souscrites, notamment par le choix de la licence adaptée aux usages réels de chaque utilisateur.