Sanofi automatise à bon escient des processus métiers
Par Bertrand Lemaire | Le | Cas d’usage
En s’appuyant sur les technologies d’Automation Anywhere, Sanofi a robotisé des processus métiers avec une gouvernance stricte.
Acteur majeur du secteur des vaccins dans le monde, Sanofi Vaccins (ex-Sanofi Pasteur) dispose de quatre sites industriels majeurs, deux en France, un au Canada et un aux Etats-Unis. La gestion administrative quotidienne, comme dans de nombreuses entreprises, implique un certain nombre de tâches répétitives, certes nécessaires mais avec peu de valeur générée et beaucoup de risques d’erreurs à cause justement du caractère répétitif. Pour accroître l’efficience et la fiabilité de ces tâches, le laboratoire a décidé de recourir à la RPA (Robotic Process Automation), en l’occurrence avec les technologies d’Automation Anywhere. Trois responsables de Sanofi, Marlène Cisterne (manager customer service), Didier Intilla (business owner SAP ventes) et Pascal Vinson (digital industrial affairs) ont témoigné de ce projet à la Convention USF le 5 octobre 2022.
Une robotisation fait certes gagner du temps et de la fiabilité dès lors qu’elle est mise en place mais robotiser un processus mêlant un certain nombre de systèmes implique un certain investissement. Sanofi a donc veillé à mettre en place une gouvernance stricte pour décider quels processus robotiser, avec quelle priorité. Celle-ci associe des représentants du métier, du digital et de l’IT. L’objectif principal est de définir la priorisation des robotisations en fonction du rapport coût/bénéfice, le bénéfice étant d’autant plus élevé que la robotisation peut être mise en place sur plusieurs sites. Par ailleurs, pour être éligible à la robotisation, un processus doit être parfaitement stable. La parfaite description préalable du processus d’un point de vue métier est une condition nécessaire à la réussite d’une robotisation selon les témoins de Sanofi.
Une mise en œuvre agile de la robotisation
Une fois que la décision de robotiser un processus a été prise, Sanofi effectue cette robotisation en mode agile et progressif afin de tirer rapidement un bénéfice de l’opération. Le processus est donc d’abord partiellement robotisé puis, sprint après sprint, voit le périmètre de la robotisation s’étendre. A ce jour, Sanofi a deux processus totalement robotisés, quatre en cours de robotisation et trois au stade de l’étude de pertinence.
Le premier processus à avoir été robotisé concerne le service client. Il s’agissait de mettre à jour les tarifs pratiqués auprès des différents clients sur plus d’un millier de références produits pour environ 8000 prix (variables selon les contrats), à raison d’environ 200 créations ou modifications de prix par mois. Le processus manuel nécessitait un poste à temps plein. Un fichier Excel était constitué avant de suivre un workflow d’approbation et, une fois tous les accords nécessaires obtenus, les chiffres étaient ressaisis dans le SI, avec évidemment son lot d’erreurs liés à cette ressaisie.
Une robotisation minimale mais efficace
Le fichier Excel a été conservé mais avec un masque de saisie, des données pré-remplies et divers calculs et dépendances. Le workflow d’approbation a été rebâti grâce aux Microsoft Power Apps. Le dernier valideur envoie alors le fichier Excel validé par mail à une adresse précise. Et le robot développé vient chercher, toutes les trente secondes, les fichiers Excel dans la boîte mail. A partir de là, il va recopier les données dans les systèmes appropriés. En cas de blocage, le robot fait une capture d’écran de l’erreur et envoie l’information, avec le stade où le blocage s’est produit, au responsable concerné. Sur le renseignement des prix, l’automatisation est un succès total, tandis que la saisie des autres éléments fait chuter le taux de succès sans incident à 72 %. Même si améliorer ce taux de succès est possible, le faire ferait exploser les coûts du projet car il faudrait prévoir une série de situations bien plus variées.
Pour Sanofi, la RPA a permis de générer de la valeur sans lourd investissement sur l’ERP. En effet, l’entreprise est en train de mener une migration de SAP ECC 6 vers S/4Hana et il n’était pas question d’investir sur l’ECC. Au delà du gain de temps et de fiabilité, le recours à la RPA permet de garantir une auditabilité parfaite du processus. A terme, rien ne prouve que ce processus ne sera pas remplacé par un développement spécifique sous SAP Fiori.