Vitamine T agrège ses SIRH pour en faciliter l’usage
Par Bertrand Lemaire | Le | Cas d’usage
Devant un SI d’une particulière complexité, le groupe Vitamine T a choisi de faciliter les saisies centrales grâce à PeopleSpheres intégré par Sopra Steria.
Entreprise de l’économie sociale et solidaire, le groupe Vitamine T accompagne des publics en difficulté. Ses 1100 permanents sont répartis sur 28 structures et 37 sites pour accompagner 5300 personnes en contrat d’insertion et 2600 en remobilisation vers l’emploi. Le groupe est issu de multiples regroupements et opère sous 13 conventions collectives différentes. Il en résulte un système d’information d’une particulière complexité avec plus de quarante logiciels métiers (on premise, SaaS, hébergés en IaaS…), quatre systèmes de paie différents, quatre gestion des temps et des absences (GTA)… Pour faciliter les tâches des équipes centrales, Vitamine T a déployé en SaaS PeopleSpheres intégré par Sopra Steria. La stratégie de la DSI est de migrer, lorsque c’est possible, progressivement dans le SaaS.
« Lorsque nous intégrons une entreprise par croissance externe, nous conservons son système d’information métier et nous le basculons autant que possible sur le système d’information support (comptabilité…) standard mais il arrive que ses missions particulières obligent à conserver des logiciels supports spécifiques » décrit Fabrice Denoual, DSI de Vitamine T. Les équipes centrales se retrouvent donc à devoir gérer de nombreux logiciels différents avec, parfois, des ressaisies entre applications voire une saisie dans un logiciel transmettant quelques informations à une autre application où une saisie complémentaire est alors nécessaire. Fabrice Denoual précise : « tout le monde a accès au SI, soit à partir d’un PC, soit depuis son smartphone. »
A propos du groupe Vitamine T
Créé en 1978, le groupe Vitamine T est une association de l’économie sociale et solidaire réalisant un chiffre d’affaires de 110 millions d’euros par an. Spécialisé dans l’inclusion et le retour à l’emploi, Vitamine T s’appuie sur ses 1100 permanents pour accompagner 5300 personnes en parcours d’insertion (disposant de contrats de travail) et 2600 en remobilisation vers l’emploi (en amont d’une recherche d’emploi pour les personnes en grandes difficultés).
Ses 28 entreprises sur 37 sites en France (Hauts de France, Grand Est, Ile-de-France, et Bourgogne-Franche-Comté) sont réparties en quatre pôles d’activités : alimentation saine et durable (maraîchage bio, transformation, …), services (propreté, espaces verts, médiation, sécurité, techniques, …), recyclage et industries (économies circulaires) et solutions des richesses humaines (intérim d’insertion, ESN, formation, services à la personne …)
Un projet venu des besoins du terrain
La DRH avait un vrai besoin de se simplifier le quotidien, notamment pour gérer tout le cycle de vie du salarié, qu’il s’agisse d’un permanent ou d’un titulaire de contrat d’insertion : recrutement, accueil (on-boarding), gestion administrative, etc. En tout, huit grands processus devaient être couverts. « Les futurs utilisateurs ont été totalement intégrés dans le choix des outils » insiste Fabrice Denoual. Le cahier des charges défini pour l’appel d’offres comportait cinq cents questions !
Les futurs utilisateurs ont été totalement intégrés dans le choix des outils
L’appel d’offres a été lancé fin 2020. Sur les huit réponses reçues, cinq ont été jugées suffisamment conformes pour être étudiées. Deux ont été évalués en détail, avec des démonstration : Talentsoft d’une part, le consortium réunissant l’éditeur PeopleSpheres et l’intégrateur Sopra Steria d’autre part. En décembre 2020, c’est ce dernier couple qui a été choisi. Fabrice Denoual justifie ce choix : « outre la belle couverture fonctionnelle, PeopleSpheres disposait d’une réelle avance car l’outil est très souple et très agile permettant de définir un standard commun tout en reconnaissant des spécificités lorsque la situation locale l’exige. En plus, il s’agit d’un SaaS français. » Outre le choix de PeopleSpheres, le SIRH comprend le logiciel juridique Agrume d’aide à la gestion des contrats de contrats : cet outil permet de rédiger les contrats de travail en tenant compte des différents statuts et conventions collectives et d’effectuer les renouvellements. Enfin, la gestion des talents (évaluation des compétences, catalogue de formations…) est réalisée dans le SaaS Cornerstone, autant pour le personnel permanent que les personnes en parcours d’insertion.
Un outil qui épouse le processus et non l’inverse
« Nous avons les mêmes problèmes que les grands groupes internationaux, avec la gestion des cultures et des législations nationales, alors que nous sommes une structure bien plus petite » sourit Fabrice Denoual. Mais PeopleSpheres a bien répondu à la complexité de la situation comme l’explique le DSI : « le processus est imposé à l’outil, pas l’inverse. Les écrans de saisies sont dynamiques et s’adaptent à la situation spécifique d’établissements très variés en tailles ou en activités. » Pour chaque écran lié à un processus, la totalité de la saisie des données s’opère dans PeopleSpheres et les autres systèmes récupèrent les données nécessaires sans aucune ressaisie, quelque soit le cas.
Nous avons les mêmes problèmes que les grands groupes internationaux
En novembre 2021, le premier déploiement a été opéré sur l’entité VitaServices. Celle-ci représentait le cas le plus compliqué. Fabrice Denoual le justifie : « nous nous sommes dit que si nous arrivions à déployer l’outil sur VitaServices, nous avions la certitude que déployer sur les autres entités ne poserait pas de soucis. » De fait, en janvier 2022 a débuté la généralisation. Il ne reste à ce jour que onze entités non-équipées et le déploiement sera achevé fin novembre 2022.