Comment Arkema a déployé un outil unique pour tous les managers et les RH

Issu du rapprochement des branches chimie des pétroliers Elf, Total et Fina, le groupe Arkema a pris son nom actuel en 2004. Il est aujourd’hui le leader mondial des matériaux de performance et spécialités chimiques avec 21 000 collaborateurs dans plus de cent pays et 150 sites. Il génère un chiffre d’affaires d’environ 9,5 milliards d’euros par an. A l’occasion d’un atelier de la Convention USF à Lille, le 9 octobre 2024, Hicham El Maniai, responsable SIRH global d’Arkema, a détaillé la refonte du SIRH du groupe en utilisant le SaaS SAP SuccessFactor. Réalisé avec l’aide de Magellan Partners, le projet MyCareerFirst a constitué une profonde modification des processus RH bien au-delà d’un simple projet technique.

Auparavant, Arkema disposait de très nombreux systèmes de gestion des ressources humaines, différents selon les sites même si SucessFactor était une technologie fréquente. Le plus petit dénominateur commun en matière de données sur les ressources humaines était la paie qui était de ce fait une source principale de données. S’il était techniquement possible de réaliser des reportings consolidés, tous les processus RH étaient alourdis par la complexité du SIRH. « Le périmètre du SIRH s’accroissait au fil du temps mais l’architecture bloquait le renforcement des processus comme la gestion des revues de talents, celle des évolutions salariales, etc. » a expliqué Hicham El Maniai.

Un projet métier autant que technique

La refonte de l’architecture était donc un préalable à une optimisation des processus RH et au déploiement de briques nouvelles du SIRH. De plus, il s’agissait d’accroître la fiabilité des données. Enfin, un autre objectif était de disposer d’un seul outil servant de vérité unique autant pour les gestionnaires de ressources humaines que pour chaque manager dans le groupe. Ainsi est né le projet MyCareerFirst. Hicham El Maniai a insisté : « nous voulions un seul système pour tous les pays et tous les profils, du candidat au DRH, en full digital sur tous les processus, de l’ouverture de poste au dossier de carrière en passant par le recrutement, l’on-boarding, etc. »

La logique était donc à la fois de simplifier, de responsabiliser chaque acteur et de renforcer le SIRH. Un SIRH unique permet de garantir une absence de double saisie et un alignement des processus entre entités du groupe. Cependant, comme Hicham El Maniai l’a rappelé, « il faut impliquer les acteurs car un outil ne remplace pas l’interaction humaine. » La responsabilisation de chacun, c’est aussi l’autonomie des collaborateurs : chacun met à jour ses propres données quand c’est possible et, sinon, c’est la première personne habilité qui effectue chaque modification.

Une seule source de vérité

Avoir tout centré autour de SAP SuccessFactor a permis de renforcer l’architecture. Cet outil est devenu la seule source de vérité, c’est à dire l’origine de toutes les données de référence en ressources humaines. De ce fait, le cycle de vie des collaborateurs depuis les premières phases du recrutement y est entièrement géré. La paie, autrefois source primaire de données, devient donc un service qui consomme la donnée comme n’importe quel autre. Et, étant données les innombrables législations en la matière dans le monde, la paie reste locale. Même la gestion des identités et des accès, gérée dans SailPoint, n’est qu’un service dérivé des profils gérés dans SuccessFactor : les identités sont créées et modifiées dans ce dernier avant de transmettre les données avec la définition des profils de poste dans SailPoint afin que cet oiutil déduise les profils d’accès. Cette approche simplifie considérablement et améliore la qualité du reporting, bien entendu.

La nouvelle architecture a aussi permis une remise à plat salutaire à bien des titres. Par exemple, MyCareerFirst distingue les postes et les personnes. « Auparavant, quand un manager était muté, il fallait changer à la main toutes les affectations de responsabilités et tous les rattachements hiérarchiques » s’est souvenu Hicham El Maniai. Il s’est réjoui : « désormais, on affecte des gens à un poste et ils peuvent changer de poste en héritant des caractéristiques du nouveau poste. »

Un projet qui prend son temps afin d’en gagner

Si le déploiement final de toutes les fonctionnalités n’est pas attendu avant le printemps 2025, l’outil a fait l’objet d’un long process de mise au point. En particulier, une longue phase de design a eu lieu de décembre 2023 à avril 2024. Ce n’est qu’ensuite qu’ont été organisés des itérations de trois mois. Pour Hicham El Maniai, « il ne faut pas faire le design en itération mais bien avant. En effet, l’objectif est de définir clairement la cible. »

Plusieurs points de vigilance ont été mentionnés par Hicham El Maniai. Selon lui, le projet a été « essentiellement métier ». Mais cela ne doit pas empêcher de bien vérifier que « la technique suit ». Il est en effet évident qu’il est absolument impossible d’interrompre certains processus, en particulier la paie. Et, bien entendu, l’accompagnement au changement ne doit pas être négligé. Selon Hicham El Maniai, « les usages étant étendus, il faut bien embarquer toute l’organisation. »