Patrick Lhermite (AP-HP) : « mieux servir les soignants, c’est leur faire gagner du temps »

Pour commencer, pouvez-vous nous présenter l’AP-HP ?

Présente essentiellement à Paris et en proche banlieue mais pas seulement, l’AP-HP (Assistance Publique Hôpitaux de Paris) est un établissement public unique qui rassemble 39 établissements hospitaliers regroupés en 6 GHU (groupements hospitalo-universitaires). Le GHU Sorbonne Université regroupe les établissements hospitaliers Pitié-Salpétrière, Tenon, Trousseau, Saint-Antoine, Rothschild, Charles Foix et un établissement pour enfants polyhandicapés à Laroche-Guyon.

En tant que directeur investissement et service numérique du GHU Sorbonne Université de l’AP-HP , quel est votre rôle ?

J’encadre quatre directions : celle des équipements biomédicaux, la DSI, la direction de la sécurité et la direction des travaux et de la maintenance.

La direction des systèmes numériques de l’AP-HP définit la politique SI générale et l’implémentation ou la création des gros applicatifs transverses. Les DSI locales de GHU gèrent le quotidien et le service de proximité avec que les applications locales.

Pourquoi vous êtes-vous intéressés à l’implémentation d’une GMAO ?

L’AP-HP est un très grand propriétaire de terrains et de bâtiments. Bien évidemment, il y a les établissements hospitaliers mais aussi des biens, notamment issus de dons, tels que des magasins ou des logements. Et, parmi les importants propriétaires fonciers, l’AP-HP était probablement le seul à ne pas disposer d’une solution pour la gestion des interventions. Les intervenants métiers réclamaient une GMAO depuis des années.

Notre ERP est sous SAP et il dispose d’un outil de ticketing mais, franchement, ce n’était pas adapté à nos besoins. Avec la création des GHU regroupant plusieurs établissements, en 2017-2018, se doter d’une vraie solution de GMAO devenait réellement indispensable.

Comment avez-vous procédé ?

Première étape : nous avons lancé une étude du marché. Nous avons passé un an à regarder les offres disponibles afin de pouvoir écrire un cahier des charges. Puis nous avons commencé par mettre en place une expérimentation locale.

L’objectif était et est demeuré de donner un outil aux services de soin pour demander des interventions et les suivre. Cela peut concerner des sujets tels que des pannes de chauffage, un problème de coupure électrique, un meuble cassé, etc.

Trois prestataires ont été retenus dans la short-list. Au final, nous avons choisi Isilog.

Pourquoi avez-vous choisi Isilog ?

Ce produit permettait de gérer de vrais catalogues de services. Quand on doit gérer 52 sites de 6 GHU, la tâche est compliquée et nous avons pu créer ce que nous voulions en utilisant les catalogues de services.

Comment s’est déroulé le déploiement ?

Nous avons expérimenté la solution à Saint-Antoine en 2019-2020. Pour une fois, notamment par rapport à d’anciennes tentatives de déploiements d’outils de ce type, les utilisateurs étaient promoteurs et non pas détracteurs. Sur les anciens projets, le commentaire était souvent qu’il s’agissait d’usines à gaz.

Avec la solution mise en place avec Isilog, chaque objet est doté d’une étiquette avec gencode. Il suffit de la flasher pour créer un ticket en quelques clics.

La solution était tellement appréciée à Saint-Antoine que le personnel qui changeait de site se plaignait de son absence !

Quelque part, nous avons été dépassé par l’expérimentation et la généralisation a été poussée par les utilisateurs. Celle-ci sera totalement achevée à la fin 2024 (aujourd’hui, on peut dire qu’on est à 97 %).

Vous n’avez utilisé le produit que pour le mobilier et l’immobilier ?

Non. A la Pitié-Salpétrière, le logiciel de gestion de l’appareillage biomédical devait être renouvelé. Et il y avait une demande des utilisateurs d’étendre la GMAO à ce domaine.

Nous avons donc pris la décision de le faire et Isilog a développé le module nécessaire. Courant 2020, nous avons pu démarrer à Trousseau.

Désormais, nous gérons avec Isilog toutes les interventions autant curatives que préventives sur le technique et le biomédical. D’ici un an, nous ferons de même sur l’ensemble du parc immobilier, non seulement des sites hospitaliers mais aussi des autres biens (logements, magasins…). Pour l’heure, l’immobilier n’y est géré que sur quelques sites.

En termes de gouvernance, comment gérez-vous cette solution ?

Isilog est du SaaS, donc il n’y a pas à gérer les aspects techniques.

Le comité de gouvernance du projet comprend la DSN et la DAF AP-HP ainsi que les directeurs investissement de chaque GHU. Sous ce comité, nous avons une équipe MOA de 70 ingénieurs. Il nous fallait absolument éviter les procès en illégitimité de la part du terrain.

La solution nous a aussi permis de créer un reporting pour les chefs de services sur les demandes de leurs collaborateurs.

Nous avons un leitmotiv : mieux servir les soignants, c’est leur faire gagner du temps, y compris et surtout sur des tâches annexes telles que les demandes d’interventions techniques.